在企业日常运营中，采购审批和报销报账是一项非常重要的工作。这些流程不仅涉及到企业的成本控制，还与组织效率、流程管理、人效提升、员工满意度等因素密切相关。本文将详细介绍采购审批报销流程的各个环节，并给出相应优化措施，以便企业更好落实成本控制策略，发挥企业的战略优势。
采购审批报销流程概述
采购审批流程是企业采购和财务管理工作中的重要环节，主要包括采购申请、合同审批、采购、报销、出纳支付、凭证管理、费用报表分析等环节。规范采购审批报销流程，可以有效提升企业采购效率、加强财务管理、降低采购成本、减少涉税风险，从而提升企业的整体竞争力，推动实现可持续发展。
采购申请报销流程步骤
采购申请
在采购申请阶段，需求部门填写采购申请单，明确采购物品名称、规格、单价、数量、总价、需求时间等信息，并明确使用部门及用途。采购申请单需经过部门负责人审核，报送至采购部门。
领导审批
审批人员需要对采购申请单进行审核，确保采购物品符合需求，并综合考虑是否符合预算标准、物品效益、财务状况等因素，对采购申请进行审批。在申请过程中如果发现问题，可退回单据，或提醒申请人修改单据，或者补充更多佐证资料。
按需采购
在采购过程中，采购人员需要选择合适的供应商进行谈判、比价，最终确定采购价格、交货期、付款方式等。还可能会涉及到对合同条款的约定、审核。
报销/报账
在报销/报账阶段，采购人员需提交发票、验收单、入库单、合同等附件，经财务部门审核后进行报销/报账。财务人员需要对发票等相关凭证的真实性、费用合理性、合规性进行认真审核。对于不符合报销规定的单据，可予以退回。
采购审批流程图如下：
采购审批报销流程优化建议
为了提高采购效率、规范财务管理、加强成本控制，企业可以从以下几个方面优化采购审批报销流程：
加强内部控制
企业应多措并举，实现对采购全方位、全过程、全覆盖的立体监督管理。通过内部审计、自查、随机抽查等方式，及时发现和纠正流程执行中的问题，确保流程的合规性和有效性。
引入数智化报销系统
企业可以尝试引入数智化报销系统，实现采购审批报销流程的电子化管理。以报销系统实力品牌喜报销为例，能够实现从采购申请-审批-采购-报销/报账-财务复核-出纳支付-报表分析在线报销，完成“事前-事中-事后”全流程监督管理，帮助企业简化流程操作、提高报销效率、减少人为操作，并方便对流程执行情况、执行效率进行实时监控和统计分析。
制定规范采购审批报销制度
企业应制定规范、详细的采购审批报销制度，包括操作流程、各类型采购费用预算、标准、报销截止时间等，确保每个环节都有明确的规则、标准、处理时限。通过逐层分解、细化分工、明确责任，能够有效降低错误操作，提高采购报销效率。
加强员工技能培训
企业可以考虑通过各种手段加强员工报销技能培训。比如图文展示、视频宣传、沙龙培训、企业报销规则趣味答题活动等，来加深员工对正确报销的认知，熟悉和掌握报销相关知识和技能，提高工作效率和质量。
时刻保持敏感度
企业应当时刻保持政策敏感度，关注行业最新动态、税局与市场变化，不断优化创新采购审批报销流程。积极引入先进的报销理念与技术手段，优化调整流程，分析确定可精简与需增加的环节。
